Referat den 16.11. 2016

Deltagere: Peter, HP, Wivie, Dorthe, Lisbeth

Afbud: Preben og HP

  1. Ordstyrer og referent

Peter ordstyrer og Lisbeth referent.

 

  1. Godkendelse af dagsordenen

OK

 

  1. Information fra formand og bestyrelse

Peter:

Har besøgt Hellerup Badelaug. Deres erfaring er, at man hele tiden skal være opmærksom på at opretholde den gode badekultur

Har besøgt Svanemøllen Vinterbadere. Foreningen har 2200 medlemmer og der er 700 på venteliste. De har bygget et nyt sauna- og badeanlæg til 5,5 mill. Det har foreningen selv finansieret og gælden er tilbagebetalt efter 3 år.

Under besøget mødte Peter kulturministeren, som er en hyppig vinterbader, og fik et mundtligt tilsagn, om at han ville tale ved indvielsen af foreningens saunaflåde.

 

Vigtigt: Vi må ikke bruge havnens affaldsposer eller containere, da vi så skal betale affaldsafgift, som de andre foreninger. Derfor skal alt affald samles og tages med hjem til vores egne affaldsbeholdere. Indkøb af affaldsstativ, som kan sættes på væggen.

 

Har bedt Hvidovre Kommune om at sætte vejskilt op, som viser hvor Hvidovre Vinterbadere holder til.

 

  1. Byggeprojekt

Saunadør + andre små mangler bliver lavet, inden der aftales et afleveringsmøde.

 

Der er indhentet pris på saunabænke fra Logik og Co, men prisen er lidt højere end vores budget kan rumme. Derfor besluttes det at købe færdiglavede standardbænke – Peter kontakter firma.

Preben kontakter en håndværker, som kan sætte dem op.

Bestyrelsen er enig i, at det er vigtigt at få bænkene op så hurtigt, det er muligt.

Ligeledes er der enighed om at håndværkeren også får opgaven med at lave bænke til forrummet og sætte knager op der.

 

 

Der bliver opsat en mekanisk ventilation i saunaen. Bag saunaovnen er der opsat en udluftningsrist.

 

Bestyrelsen er enig i, at der så hurtigt som muligt sætte en badetrappe op, da det ikke er så hensigtsmæssigt at de badende skal stå i kø for at komme ned eller op af vandet.

Det besluttes senere om den skal sætte op lige ud for døren eller ud for vinduet.

 

Dørpumpe til begge døre sættes op af håndværkerne 

 

El-tilslutning

El-gruppen er ved at monterer lys i sauna og omklædningsrum.

Gruppen holder snarligt møde om el- tilførelsen for at udarbejde beskrivelse af opgaven og indhente tilbud - pris og tidsplan.

Gruppen har kontakt med en installatør, som kan klare hele opgaven.

 

Logik og Co sætter lås og håndtag i døren.

Vi har fået 10 nøgler. De skal bruges af de åbningsgrupper vi forhåbentlig for etableret på medlemsmødet mandag.

 

Nøgler er uddelt til: Preben, HP, Lisbeth, Dorthe, Peter

 

Liste med arbejdsopgaver

Listen bruges aktivt og opdateres ved hvert bestyrelsesmøde.

 

  • Økonomi

HP har haft kontakt til Kommunen angående overførelse af lånet.

HP vil modtage et sæt lånepapirer fra kommunen. Når de er underskrevet, vil kommunen overføre pengene til vores konto.

 

Foreningen skal tilbagebetale 45.000 den 1. oktober hvert år i 10 år.

 

Lisbeth rykker Jubilæumsfonden

 

  1. Medlemsstatus

156 medlemmer i alt incl 11 passive + 2 støttemedlemmer. Der er et par stykker mere på vej.

 

Det er vigtigt, at få meldt ud, at bestyrelsen ikke har besluttet at lukke for optag af medlemmer ved de 200, som der går rygter om.

Bestyrelsen ønsker så mange medlemmer, som der kan rummes i forhold til plads på saunaflåden og det nærværende samvær. Bestyrelsen vurderer løbende forholdene.

 

Intro af nye medlemmer

Det er en fornøjelse at introducere nye vinterbadere.

Der dukker flere op som blot er nysgerrige og ønsker at prøve en tur i det kolde vand inden de vil melde sig ind. Flere af dem er senere blevet medlemmer.

 

Det er vigtigt at tage godt imod de nye vinterbadere og der skal være ro og tid til at hjælpe de nye i vandet og svare på spørgsmål. Derfor skal introen foregå uden for almindelig åbningstid.

 

Nye introtider

Lørdag den 19.nov kl 9.40 – Dorthe er ansvarlig

Søndag den 20. nov kl 9.40 – HP er ansvarlig

 

Lørdag den 26. nov – Peter ansvarlig

Søndag den 27. nov – HP ansvarlig

 

  1. Foreningens økonomi

Regnskabsoversigt udleveret af HP. Når vi modtager lånet, ser økonomien rigtig godt ud. Dog skal hver udgift nøje vurderes.

Der skal aftales et overdragelsesmøde med MBC Marine, hvor de justerer flåden, inden foreningen betaler regningen. Preben kontakter for en aftale.

 

  1. Medlemsaktiviteter

Dåbsfest den 28. januar:

Festlokalet er OK

Festen planlægges på næste møde. Mulighed for at få en mobil sauna den dag.

Hvem skal være ”hvem skal være døber”?

 

Forslag til aktiviteter:

  • Bestyrelsen vil gerne opbygge venskaber med andre vinterbaderforeninger. Derfor må der gerne planlægges flere ture til forskellige vinterbaderforeninger.

 

  • Julemorgenmad en af weekenderne op til jul

 

  • December fuldmånearrangement med glögg
  • Bestyrelsen har besluttet at den officielle indvielse er den 1. oktober 2017, når sæsonen åbner.

Peter arbejder videre på, at få kulturministeren til at komme til indvielsen.

 

 

  • Planlægning af medlemsmøde den 21. november

23 tilmeldinger på nuværende tidspunkt og der er kommet flere efter bestyrelsesmødet.

Kl. 18.00 badning.

Wivie, Dorthe, Lisbeth, HP sørger for at sætte borde og stole op efter badningen.

Kl. 19.00 serveres suppe, brød for 50,- kr øl og vand kan købes. Betaling ved ankomst på mobilepay eller kontant.

Peter orienterer om byggeriet og foreningens udvikling herunder foreningens badekultur og ophold på saunaflåden.

 

  • GF 2017 bliver onsdag den 5. april

 

  1. Havneudvalget, aktiviteter til havnens dag d. 11.juni

Bestyrelsen afventer en skriftlig indbydelse.

 

Samarbejde med Suset

Det er ikke muligt at indgå en aftale med Sejlklubben Suset om brug af toilet og brusefaciliteter.

 

  1. Fortrydelsesret i forbindelse med kontingent

Bestyrelsen er enig i, at det ikke vil være muligt at få kontingent og indmeldelsesgebyr tilbagebetalt, når det er indbetalt.

 

10. Gæstebilletter – hvordan – regler

Preben vil sørge for at det bliver muligt at købe gæstebillet via hjemmesiden.

Gæstebilletter koster 30,- kr og gæster skal følges med et medlem.

 

11. Åbningstider

Bestyrelsen er enig i, at det skal være en langsom opstart med flere åbningstider og der skal være åbningsansvarlige på alle tiderne og det skal være faste tider.

Emnet drøftes på medlemsmødet og forhåbentlig vil der være nogle, som vil stå for åbningerne.

Bestyrelsen skal have styr på åbningstider og på hvem der er åbnings- og nøgleansvarlig.

Lisbeth får til opgave og organisere dette.

 

Foreløbige åbningstider i november:

Lørdag kl 9.00 – ansvarlig Preben

Søndag kl 9.00 – ansvarlig HP

Onsdag kl 11.00 fra den 30. nov – ansvarlig Wivie

Torsdag kl 17.00 – ansvarlig Dorthe og Lisbeth

 

Fra 1. december vil der planlægges flere åbningstider alt afhængig af, hvor mange der vil være åbningsansvarlige.

 

12. Fremtidige møder

Saunagus regler

den 8.12 – Planlægning af dåb og fest. Hos HP

den 11.1, hos Wivie

den 22.2, den 29.3, den 26.4 – 2017

julefrokost for bestyrelsen -7. jan eller 8.jan – alle undtaget Bo kan den 7. januar

GF den 5. april 2017

 

13. Eventuelt

Ingen emner

Referat fra den 26.okt. 2016

 

1.Ordstyrer og referent

Preben ordstyrer og Lisbeth referent

2.Godkendelse af dagsordenen

OK med et ekstra punkt: medlemsmøde

3.Information fra formand og bestyrelse

Peter:

Foreningen har fået bevilget lån på op til 450.000 kr fra Hvidovre Kommune. Stor opbakning fra kommunalbestyrelsen til foreningens projekt.

Bifrost, vinterbaderforeningen i Brøndby, får et saunahus. Brøndby kommune har bevilget 3,7 mill til et saunahus. Hvidovre Vinterbadere ønsker tillykke.

Preben:

Refererede fra havnemødet, som blev holdt i slutningen af september, og som han deltog i. De forskellige foreninger i havnen orienterede om deres planer. Der blev ikke taget skriftligt referat.

Der blev nedsat et udvalg, som skal arbejde med Havnens dag, som bliver den 10. juni 2017. Hvidovre Vinterbadere skal give forslag til aktiviteter på dagen.

Vores adresse er Hvidovre Strandvej 31R.

Alarmcentralen har vores GPS-koordinat, så de kender vores adresse og de har nøgle til bommen.

Wivie:

Foreningen har fået lov til at låne roklubben lokale til dåb og fest den lørdag den 28. januar 2017.

HP:

Refererede fra mødet med formand for Hvidovre Sejlklub, Bjarne og formand for havneudvalget Vagn.

Sauna: Bestyrelsen har besluttet, at foreningen ikke tilbyder sauna før foreningens egen sauna kan tages i brug. D.v.s. at vi ikke indgår en aftale med sejlklubben i år.

Toilet og bad: Vi har fået tilbudt at låne sejlklubbens toilet og brusebad, og det vil vi gerne tage imod.

Cykling på molen: det er ikke tilladt at cykle på molen, og der cykles ikke før det evt. er officielt er tilladt.

Badning og svømning: Ingen må svømme forbi den røde bøje, da man så kommer ud i sejlrenden, hvor bådene også sejler om vinteren.

4.Byggeprojekt

Badetrappe bliver bestilt. Den skal være bred og med 3 gelændere. Så man kan gå både op og ned samtidig.

Den nuværende stige bevares samt en badestige, som Bo kan skaffe. De er mere lodrette.

Saunabænke bestilles hos logik og Co nu – Peter kontakter 

Preben sørger for 2 ovne, som kan stå permanent i saunarummet, når håndværkerne er færdige.

Håndværkerne forventer at være færdig på saunaflåden inden weekenden. Peter og Pia taler med håndværkerne om de sidste detaljer

Pia og Torben er begyndt at lave naturknager til både inde og ude.

Pontonen skal justeres både i balancen og i fortøjningen, når saunaen er helt færdig. Det er med i tilbuddet.

Navn på huset og plade med navne på sponsorer skal sætte op

El:

Peter kontakter Jesper og Bjarne m.h.p. at få startet el-projektet op og indhente tilbud fra installatører. Det bliver et større projekt og det er svært at vide noget om tidsplanen før tilbuddene er indhentet.  

Det foreløbige bud er at saunaen bliver færdig til næste sæsonstart.

Lys på saunaflåden: Der kommer udendørs lamper, så saunaflåden kan ses hele døgnet rundt. Dette af sikkerhedsmæssige grunde.

  • Økonomi til byggeprojektet

Foreningen har fået 25.000 fra Låneforeningen for tjenestemænd i Københavns Kommune.

Mangler svar fra Jubilæumsfonden – det burde komme inden årets udgang.

Afslag fra 15. juni fonden.

HP forestår dialogen med Hvidovre Kommune vedrørende lånet. Dansk Folkeparti fik på KB-mødet indføjet et par betingelser for lånet. Det kommer på skrift fra kommunen og skulle ikke have nævneværdig indflydelse på lånebetingelserne.

Der er penge på kontoen til at betale 2. rate af flydebro og flåden til MBC.

5.Foreningens økonomi

HP udleverede et opdateret regnskab

Der er kun et par enkelte medlemmer som er sene med at betale kontingent. De er blevet kontaktet.

6.GF 2017 – planlæg dato

Udsættes til næste møde.

7.Medlemsstatus

144 – heraf 129 aktive og 11 passive + 2 støttemedlemmer

Til månedens første intro var der mange nye og flere af dem bader ofte. Der var kun 1 til den anden intro. Det har været lidt kaotisk med introerne p.g.a. pladsen og besværligheden med at få døren op.

Lisbeth gør opmærksom på  vigtigheden af at oplyse om vandkvaliteten, og at det er hver enkelt medlems eget ansvar, om man vil bade, når der er rødt flag.

Medlemsmøde 21. november. Foreløbigt program: badning og suppe(Wivie)/øl/vand/kaffe/the + information, nedsættelse af arbejdsgrupper. Dette koster 50,- kr

Peter sender informationsmail til alle medlemmer.

Nærmere planlægning på næste møde.

8.Fortrydelsesret i forbindelse med kontingent – hvilke retningslinier skal bestyrelsen følge fremover, hvis et medlem ønsker medlemskontingent tilbagebetalt.

Punktet udsat til næste møde.

9.Rengøringsplaner – Wivie

Wivie foreslår at der gøres rent onsdag og søndag, og at der nedsættes en rengøringsgruppe på 5 – 6 medlemmer, hvor Wivie er den ene. Der skal udarbejdes en rengøringsvejledning og stilles de rigtige rengøringsmidler i huset.

10. Gæstebilletter

Det kan godt lade sig gøre at købe gæstebilletter via hjemmesiden.

Punktet drøftes videre på næste møde.

11. Nødhjælp, nødhjælpskasse, hjertestarter m.m.

Punktet drøftes på næste møde

12. Fremtidige møder

Saunagus regler

den 16.11  - hos Lisbeth

planlægning af medlemsmøde, hvor der skal nedsættes arbejdsgrupper, oversigt over arbejdsopgaver

Havnens dag den 10. juni – vores forslag til aktiviteter

Navneplade på huset

Sponsorplade

den 14.12 - den 25.1, den 22.2, den 29.3, den 26.4 – 2017

13. Eventuelt 

Referat fra den 28.september 2016

Referat den 28. september 2016


Deltagere: Dorthe, Wivie, Preben, HP, Peter, Lisbeth
Afbud: Bo

1. Ordstyrer og referent
Preben ordstyrer og Lisbeth referent

2. Godkendelse af dagsordenen
Godkendt
Referater fra den 31.8 og 12.9 mangler at blive godkendt – alle giver en tilbagemelding efter mødet.

3. Information fra formand og bestyrelse
Peter: Det var et fantastiske rejsegilde den 23. september. Mange medlemmer og andre interesserede deltog og meget positiv stemning. Stor pressedækning - Hvidovre avis, Vestegnen, TV Lorry.

Preben: Der er et stigende antal besøgende på hjemmesiden – lidt over 500/uge
Der er flere henvendelser om man kan få en prøvebadning. Det vil der altid være mulighed for, der skal blot være et bestyrelsesmedlem til stede.

Preben deltog i Havneudvalgsmødet
Saunaflådens adresse: Hvidovre Strandvej 31 R

4. Byggeprojekt
Den 5. oktober behandler Kultur- og Fritidsudvalget vores ansøgning om lån og den 10. oktober bliver ansøgningen behandlet af Økonomiudvalget. Det vides endnu ikke om sagen bliver sendt i kommunalbestyrelsen.

Dejligt at mange medlemmer deltager i det praktiske. Især har mange været med til at male.

Håber at håndværkerne er færdige i løbet af de næste 2 til 3 uger.

Der arbejdes videre med El- forsyningen og der rettes henvendelse til havneudvalget og havnefogeden.
Jesper Plass hjælper med at undersøge el-tilslutning til adgangskontrol + lyskabel

Økonomi
Friluftsrådet er villig til at udbetale 35.000 kr nu og resten, når saunaen fungerer og køb af gæstekort kan dokumenteres.
Preben undersøger, hvordan det kan det kan lade sig gøre at købe gæstekort elektronisk.

HP fremlagde budgetoverslag for betaling til NBC Marine og Logik og Co og opdateret byggebudget for hele byggeriet.

HP fremlagt byggeregnskab til brug for friluftsrådet og LOA.

Bestyrelsen tilkendegav stor tilfredshed med det fremlagte.

Nøglebrikker:
Da der endnu ikke er el på saunaflåden, må døren åbnes med en fysisk nøgle. Hvert bestyrelsesmedlem får en nøgle.

Flyer:
Dorthe fik indspark og skriver videre

5. Foreningens økonomi
HP fremlagde et opdateret regnskab. Bestyrelsen er meget tilfreds med at kunne følge den økonomiske udvikling.

Medlemsstatus:
Der er kommet mange indmeldelser de sidste 14 dage. På nuværende tidspunkt er der 115 aktive og 10 passive medlemmer.
44 mænd 82 kvinder
102 har betalt kontingent for 2016/17. Midt i oktober bliver der sendt en rykke ud til de medlemmer, der ikke har betalt.

Intro af nye:
Lisbeth planlægger datoer til intro af nye medlemmer og Dorthe og Preben deltager i de introer, de har mulighed for. Det kan både være formiddag, eftermiddag, aften. Dog skal håndværkerne være færdig, før vi kan bade om formiddagen.

6. Den nye sæson
HP prøver at få kontakt med Bjarne for at drøfte med ham, hvad der kan lade sig gøre af samarbejde om sauna og baderum.

Åbningstider i oktober – lørdag og søndag kl 9.00, onsdag kl 11.00 og torsdag kl 17. Dagene er delt mellem bestyrelsesmedlemmerne.

7. Årets medlemsarrangementer
Medlemstur til Ribersborg – den 5. november kl 13.00
Sæsonåbning – Dorthes forslag godkendt – vi mødes kl. 8.40
Dåb og fest sidste lørdag i januar 28. januar
Fuldmåne – op til medlemmerne at arrangere

8. Samarbejde med kajakklub og roklub
Bestyrelsen ønsker at samarbejde med begge klubber og ønsker en aftale om at holde generalforsamling i kajakklubbens lokaler og dåb + støttefest i roklubbens lokaler.
Dorthe og Wivie kontakter de to foreninger.

Samarbejde med havneudvalget – havnens dag den 11. juni – Dorthe + Wivie deltager i forberedelsesudvalget.

9. Havneløbet – kalveboderne rundt
Løbet foregår den 29. oktober og Wivie og Dorthe holder åbent i saunaflåden

10. Rengøringsplaner – udsættes til næste møde

11. Fremtidige møder
den 26.10 – Dorthe afbud, holdes på saunaflåden
Emner:
Regler ved saunagus
Rengøringsplaner
Fortrydelsesret: kan man få sit kontingent tilbage hvis man har fået intro incl badetur. Gæstebilletter – hvordan – regler
Nødhjælp

den 16.11 –, den 14.12 -
den 25.1, den 22.2, den 29.3, den 26.4 – 2017
generalforsamling 2017?

12. Eventuelt
Nødhjælp m.m.
Både Michael og Jens har tilbudt at være behjælpelig med dette.
Førstehjælpskasse, hjertestarter m.m. og Førstehjælpskursus
Der skal undersøges, hvor nøglen til bommen findes, så hvis der er brug for ambulancetransport, at bommen hurtigt kan åbnes.

 

Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 12. september 2016

Deltagere: Preben, Peter, HP, Dorthe, Lisbeth

Afbud: Wivie og Bo

1.Referent

Lisbeth

2.Godkendelse af dagsordenen

OK

3.Overblik over foreningens økonomi

HP havde lavet et økonomisk overslag over byggeriet, og som det ser ud nu, kommer vi nok til at mangle et sted mellem 15.000 og 30.000 kr for at kunne betale det, der er bestilt.

Når regningerne er kommet ind, udarbejder HP et byggeregnskab, som sendes til de to fonde, så pengene kan blive frigjort så hurtigt som muligt og inden leverandørerne skal betales.

HP kontakter NBC-Marine for at få bekræfter vores tidligere aftale om betalingsfrist.

Peter kontakter Det kolde gys og Jomsborg Vinterbaderforening for at få overført lånene. 

4. Vinterbadesæson hvad gør vi?

Bestyrelsen drøftede muligheden for at sætte en brændefyret ovn op i saunaen, men det vil der være for mange ulemper forbundet med. F.eks. skal den varmes op i god tid før den skal bruges, der er åben ild i en træbygning og når andre foreninger skal bruge den, skal nogen sørge for, at der er fyret op.

Bestyrelsen arbejder derfor videre med at få etableret el-tilslutning, så der kan installeres en el-saunaovn.

Elforsyningsselskabet Radius har anvist kabelskab 438-4 ved kajakklubben og mener ikke at have forsyningspligt på trods af, at vi havde fået oplyst det modsatte tidligere. Det betyder at der skal trækkes kabel fra kabelskabet og under vandet fra nordmolen og til sydmolen. Dette skal foregå i et tæt samarbejde med Hvidovre kommune, da det muligvis kan kombineres med deres planer for havnen. Peter kontakter Lars Hørdum. Denne el-løsning kan rummes inden for rammen af lånet fra kommunen på 450.000 kr og muligheden er, at det kan blive en fælles opgave og en fælles udgift for kommunen og foreningen.

På mødet den 28. september drøftes der videre om hvilke muligheder vi har for sauna.

5.Evt.

Dorthe udarbejder forslag til en flyers, som kan præsentere foreningen og som kan bruges til indsamling af penge. Lisbeth vil gerne give feed back på den.

Sæson åbning sendes til avisen

Rejsegilde den 23. september kl 14.00 i Havnen og kl 14.30 bliver vi fotograferet til Frivilligugen samme sted.

Referat fra den 31. august

Deltagere: Peter, Preben, HP, Lisbeth, Wivie, Dorthe

Afbud: Bo

Ordstyrer og referent

Preben ordstyrer

Lisbeth referent

1.Godkendelse af dagsordenen

Godkendt

2.Opsamling fra eks. GF den 1.8.2016

Vedtægter – HP retter vedtægterne til og Preben sætter på hjemmesiden

På den ekstraordinære generalforsamling var der en god debat, meget positiv stemning og opbakning til bestyrelsens arbejde.

3.Information fra formand og bestyrelse

Hvidovre Vinterbadere har fået en invitation om at deltage i Hvidovre Kulturråds generalforsamling. Alle foreninger har mulighed for at stille op til Kulturrådets bestyrelse.

Bestyrelsen drøftede fordele og ulemper ved at være med i kulturrådet, men idet der er mange bolde i luften lige nu i foreningen, besluttede bestyrelsen, at hvis det er muligt deltager Preben i generalforsamlingen.

Foreningen har fået invitation fra

Vinterbaderne i Åbenrå

Vinterbaderne i Skagen

Vinterbaderne i Gedser

Peter sender invitationen videre til bestyrelsen og omtaler invitationerne i en informationsmail til alle medlemmer.

4.Byggeprojekt

Torsdag den 1. september mødes Preben med Logik & Co i havnen og viser dem tilrette.

Platformen forsinket i en uge. Den kommer torsdag den 8. september og Preben og Peter er i havnen til at modtage NBC.

Den 9. september kl 7 – 8 er Peter i havnen

Resten af bestyrelsen er også velkommen til at være i Havnen på de nævnte tider – det bliver spændende. 

Saunaen er bygget og Logik & Co leverer og begynder at samle den 15.9.  Peter, Preben vil være i havnen på det tidspunkt.

Peter kontakter pressen om de ændrede planer

Vi tager billeder af processen

Peter skriver en medlemsmail med opdateringer om byggeriet

Afventer svar vedrørende el-forsyning

Kommunalbestyrelses drøfter farvevalg af sauna samtidig med behandling af vores sag om lånegaranti i oktober.

Bestyrelsen ønsker at saunaen bliver malet rød. Peter sender besked til KB

  • Økonomi

5. junifonden – afventer svar fra dem i midten af september

Jubilæumsfonden – deres næste bestyrelsesmøde er endnu ikke planlagt, men forventningen er at afgørelsen kan ske midt i oktober.

Louis Nielsen: Rico Nielsen har udtaget tre foreninger, hvor han vil vælge at give støtte til en af dem. Ingen deadline 

HP undersøger hvilke krav der er til det byggeregnskab, som skal sendes til Lokale og Anlægsfonden og Friluftsrådet.

Foreningen har fået 2500 kr i donation fra Labudstyr – dejligt og tak for det

Kommunalbestyrelsen vil drøfte sagen om lånegaranti til os på mødet i oktober.

Indtil da mangler vi økonomi til de sidste detaljer – strøm, sauneovn, saunabænke m.m.

6.Forsikring

Bestyrelsen beslutter en forsikring fra Søassurancen Danmark med årlig ydelse på 17.000 og selvrisiko 10.000 kr og den skal gælde fra den dag materialerne ankommer til Havnen. 

7.Foreningens økonomi

Opdateret Regnskab udleveret af kassereren.

Medlemsstatus

Foreningen har nu 108 medlemmer, som har betalt indmeldelsesgebyr og alle nye har betalt kontingent for sæsonen 2016/17

HP har lavet en del statistik om alder, køn o.s.v. Det lægges op på face book.

I den planlagte info e-mail til medlemmerne vil Peter huske medlemmerne på kontingentbetaling med kontonummer inden 1. oktober.

8.Standerhejsning og sæsonåbning,

Lørdag den 1. oktober åbnes sæsonen kl 9.00.

Wivie og Dorthe arrangerer og sender indbydelse ud.                                                                                

I oktober måned bader vi som ”rigtige” vinterbadere uden sauna fra vores nye flåde.

For at sikre sammenhold og indslusning af nye medlemmer i foreningen er det nødvendigt, at der er en ”vagt” i åbningstiderne, da det ellers vil være svært for nye at vide, hvornår der er andre badere. 

I oktober bades der med deltagelse af en fra bestyrelsen lørdag og søndag kl 9.00. Ud over de tider kan alle bade, når de har lyst.

PH og Lisbeth tager kontakt til Sejlklubbens Formand Bjarne for at høre om samarbejdsmuligheder i.f.t. brug af sauna i perioden, hvor foreningen ikke selv har sauna.

Da bestyrelsen ikke kender tidsperspektivet for at få varme i den nye sauna, arbejder bestyrelsen videre med andre muligheder.

Intro af nye

Lisbeth organiserer intro af de nye medlemmer, som er kommet hen over sommeren.

Der sendes invitationer ud til de nye med flere datoer for intro. Den første er ved sæsonstart.

9.Fremtidige møder

Den 28. 9, Rengøringsplaner, Saunagus regler,

samarbejde med kajakklub og roklub

Kalveboderne rundt – løb, hvor vi kan være til stede

den 26.10 – Dorthe afbud

den 16.11 –

den 14.12 - 2016

den 25.1, den 22.2, den 29.3, den 26.4 – 2017

generalforsamling 2017?

10. Eventuelt

Lisbeth ferie har ferie fra den 4.9 til den 11.9 – sætter autosvar på mailadressen hvb.medlem@gmail.com

 

Referat fra bestyrelsesmødet 25.maj

 
1. Ordstyrer og referent
Preben ordstyrer
Lisbeth referent

2. Godkendelse af dagsordenen
Godkendt

3. Information fra formand og bestyrelse
Peter deltog i Kræmmermarked i begyndelsen af maj 2016 og talte ved denne lejlighed med flere af kommunens politikere om foreningens situation.

Peter planlægger avisartikel

Dorthe deltog i Bifrosts fødselsdag som medlem af denne forening. Hvidovre Vinterbadere forærede Bifrost et af Preben dekoreret horn.

4. Samarbejde med kommunen
Møde med kommunen den 7. juni. Mødet vil omhandle ændringerne i foreningens byg-geprojekt. Der skal skrives et notat til kommunens embedsmænd og politikerne om disse ændringer.
Peter og Lisbeth deltager

5. Vedtægter og eventuelle ændringer.
HP´s oplæg til ændringer blev gennemgået og drøftet. Bestyrelsen godkendte ved-tægtsforslaget til fremlæggelse og vedtagelse på den førstkommende generalforsamling.

6. Foreningens økonomi.
HP har fået overdraget regnskab, bank adgang og medlemsliste.

Bestyrelsen vedtog følgende proces for udbetaling af udlæg:
1. Der skal afleveres et bilag til kassereren, enten i original eller der skal sendes en kopi af bilaget på en mail til hvbkasserer@gmail.com.
2. Bilaget skal underskrives af udlægshaver, og der skal skrives på bilaget, hvad udlægget omfatter. Det er ikke nok at aflevere en bon fra supermarkedet, hvor en masse varer er indkøbt. Det skal fremgå, hvilket arrangement varerne er købt ind til.

  1. Hvis der er købt varer på samme bilag, som ikke vedrører foreningen, skal det tydeligt markeres, hvilke indkøb, der vedrører foreningen, og som kassereren skal refundere.
  2. Hvis det er nødvendigt, indhenter kassereren en underskrift fra formanden på bilaget.
  3. Der skal skrives et bankkontonummer på bilaget eller i mailen. Alle udlæg overføres til en bankkonto.
  4. Vær opmærksom på, at en dankortnota IKKE er et bilag, og den kan ikke danne grundlag for udbetaling af et udlæg.

7. Foreningens værdisæt

Forenings værdisæt blev vedtaget. Det hæftes ved referatet og kan lægges på hjemmesiden. 

8. Kontakt til nye medlemmer

Lisbeth er kontaktperson og er indehaver og bruger af e-mailadressen

 hvbmedlem@gmail.com

Denne mailadresse er indgangen til foreningen m.h.t. nyt medlemskab og skal være synlig på hjemmesiden. Kontingent- bankkontonummeret skal ikke oplyses på hjemmesiden, men gives via mail til det nye medlem, når vedkommende ønsker medlemsskab. Bankkontoen til kontingent er 5342 02443884, Arbejdernes Landsbank.

Lisbeth sørger for at få alle relevante oplysninger - fulde navn, adresse, fødselsdag, tlf. nr. og e-mailadresse og sender dem til HP.

Når vedkommende har indbetalt kontingent og medlemsgebyr, får Lisbeth returbesked fra HP og sender velkomstbrev og foreningens værdisæt.

E-mailadressen hvbmedlem@gmail.com bruges kun til kommunikation med og om nye medlemmer alt anden kommunikation til Lisbeth skal foregå på

 lisbethanette@post.cybercity.dk eller lap2549@gmail.com

Introbrev:

Brevet blev rettet til og vedtaget. Sendes ud med referatet.

9. Byggeprojektet

Peter gav en status på byggeprojektet. Der arbejdes videre med de tilbud og  el- forsyning.

Bestyrelsen håber, at planerne er så konkrete til junimødet, at byggeriet af pontonbroen kan sættes i gang.

Fondsansøgninger

Ansøgning til A.P. Møller Fonden er afleveret

Lokale og Anlægsfonden behandler sagen den 8.6

Videres skal der søges hos Trygfonden om hjertestarter og redningskrans og

Tuborg Fonden om inventar.

Bestyrelsen planlægger at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden byggeriet af saunaflåden sættes i gang, så generalforsamlingen kan godkende den konkrete økonomi i projektet. 

10. Nye mødedatoer

Den 15.6 – kl 18.00 hos Wivie i sommerhuskolonien ABC afd A, solstien 27, 2610 Rødovre – parker ved foreningshuset på Højdestien.

Mødet skal samtidig være sommerhyggeaften. Alle skal medbringe kød eller andet til grillen og drikkevare.

Den 31. august hos Preben

Behandling af oplæg om rengøringsplaner og om saunagusregler, 

Referat fra den 27. april 2016                           

1.Ordstyrer og referent

Preben ordstyre og Lisbeth referent 

2.Godkendelse af dagsordenen

Godkendt

3.Velkomst til HP og Bo

Bo og HP blev budt velkommen og orienteret om bestyrelsens arbejde

4.Information fra formanden og bestyrelsen

Peter har sendt dato for sæsonstart m.m. til Havneplakaten

Peter har haft kontakt med kommunen og bestyrelsen afventer et udspil om en mødedato derfra. Mødet skal handle om saunaprojektets udvikling og kommunens planer for havne/strandområdet.

Bestyrelsen skal skrive notat om projektets udvikling til kommunen – Lisbeth skriver et udkast.

 

Hvidovre kommune har fået afslag fra Kystdirektoratet til siddekanter, naturlegeplads m.m. på strandområdet, men tilladelse til at udbygge selve stranden.

 

Preben skriver om sommerbadning på stranden på hjemmesiden

Preben sørger for at få hjælp til at fjerner rampen og rydder op efter stålbroen

5.Generalforsamling

Referatet godkendt.

Preben retter vedtægterne på hjemmesiden.

Længere snak om vedtægter og bestyrelsens økonomiske ansvar og ansvar ved personskader.

HP undersøger bestyrelsens ansvar i.f.t. økonomi og personskader samt hvad tegningsreglerne dækker over.

HP gennemgår og skriver oplæg om eventuelle vedtægtsændringer.

Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen

Næstformand: Preben

Aktivitetsudvalg: Wivie og Dorthe

Fundraising: Lisbeth

Hjemmesiden: Preben

Rengøring: Wivie er ansvarlig og skriver oplæg om retningslinier for rengøring, manualer, turnus m.m.

Facebook: Peter og Dorthe er administratorer i fællesskab.

Byggegruppe: Preben og Peter

Skribent: Lisbeth

Regnskab – budget: HP som kasserer.

Kontakt til nye medlemmer og intro: Lisbeth – skriver et oplæg om dette og skillelinjen i.f.t. medlemsregistrering

Medlemsregistrering: HP

Gusmester: Bo – skriver oplæg om brug af olier og gus 

Foreningens værdisæt og debatten på generalforsamlingen blev drøftet.

Værdisættes blev rettet til og vedtages på næste møde. 

6.Medlemsarrangementer

Fuldmånebadning er et hyggeligt arrangement både sommer og vinter, og det står frit for alle medlemmer at kalde til samling ved fuldmåne.

7.Foreningens økonomi

Overgivelse af kassereropgaverne fra Jytte til HP vil foregå snarest.

HP orienterer bestyrelsen om forretningsgangen i.f.t udlæg på næste møde.

Fremover vil bestyrelsen får et opdateret regnskab til hvert møde.

8.Byggeprojektet

Bygning af flåde sættes i gang nu og der arbejdes videre med tilbud på sauna.

Fondsansøgninger

Lokale og Anlægsfonden behandler vores ansøgning den 8. juni

Ansøgning til AP Møller-Fonden er under udarbejdelse.

Banklån kommer først på tale, hvis alt andet mislykkes.

10.Nye mødedatoer for bestyrelsen

Den 25.5 hos Dorthe, Kærstykkevej 12

Den 15.6 – kl 18.00 hos Wivie i sommerhuskolonien ABC afd A, solstien 27, 2610 Rødovre – parker ved foreningshuset på Højdestien.

Mødet skal samtidig være sommerhyggeaften. Alle skal medbringe kød eller andet til grillen og drikkevare.

11.Eventuelt

Bifrost har 15 års jubilæum den 22. maj